【2026年版】薬局の書類・帳簿と保存期間一覧｜2年・3年・5年・20年と2027年改正

※本記事は2026年11月時点の法令・厚生労働省資料をもとにした解説です。2027年5月20日施行予定の改正を現行制度と区別し、所管自治体・保険公費制度・勤務先規程も確認してください。

「麻薬帳簿は何年残せばいい？」「調剤録はいつから5年保存になる？」「管理帳簿と保健所の立入検査用の記録は別？」「書類の保存期間を一覧で確認したい」。管理薬剤師や調剤薬局の事務担当者にとって、保存年限の把握は意外と難しいものです。

ここでは薬局に必要な書類・帳簿・記録と保存期間を横断的に探せる総合ガイドとして、根拠法令、起算日、保存・廃棄時の確認ポイント、改正情報を一か所に整理しました。各帳簿の詳しい書き方は、ゆずまるブログの関連記事にリンクしています。

薬局の書類・帳簿の保存期間一覧【2026年版】

まずは確認頻度の高い記録を一覧にしました。保存期間だけでなく、起算日の違いを見ることが重要です。すべての薬局にすべての記録が一律に必要なわけではなく、取扱業務や免許・算定状況によって変わります。

この表は代表的な法定保存要件の要約です。薬歴、レセプト、公費書類、介護関係書類、毒劇物関係、高度管理医療機器、税務会計資料等は別規定の確認が必要です。表中の最短年限だけを根拠に処分しないでください。

要点漫画｜薬局の書類・帳簿の保存期間を確認

保存期間を確認するときの4つの基本ルール

① 起算日を必ず確認する

「最終の記載の日から3年間」と「記載の日から3年間」は同じではありません。前者は帳簿全体の最終記載日が基準となる場合、後者は個々の記録の記載日が基準となる場合があります。年度末やファイル作成日から機械的にカウントすると、実際の法定保存期間より早く廃棄するおそれがあります。

② 法定最低期間と会社の保存規程を分ける

法令上は2年保存でも、企業が内部監査や事故対応のためにより長い期間を設定している場合があります。反対に、社内で「すべて3年」としていても法令上5年や20年の記録があれば見直しが必要です。法定期間・保険公費要件・社内保存期間を一つの欄に混ぜないのがポイントです。

③ 保険・公費・請求関連は別の保存義務を確認する

処方箋や調剤録では、薬剤師法だけではなく、保険薬局及び保険薬剤師療養担当規則、医療扶助、その他請求関連の規定や実務上の保管要件が関係することがあります。現行の薬剤師法が3年だからといって、一律に3年で破棄してよいとは限りません。

④ 電子保存にも要件がある

紙の書類をスキャンした、あるいはPDFがあるというだけで、直ちに原本を処分できるとは限りません。個別の法令や通知が認める保存方法、完全性・可読性・閲覧性、必要なアクセス管理・バックアップ、所管行政機関への提示方法まで確認します。

薬局の管理に関する帳簿は最終記載日から3年間

薬機法施行規則13条では、薬局開設者が薬局の管理に関する帳簿を備え、管理者が試験検査、不良品の処理その他薬局管理事項を記載し、開設者が最終記載日から3年間保存することとされています。

管理帳簿は、毎日とりあえずチェック欄を埋めれば完成するものではありません。管理上重要な出来事、対応、結果を後から確かめられる記録にすることが大切です。

記録すると役立つ出来事の例

• 医薬品の破損・品質異常・回収対象品の発見と処理
• 保管設備の故障と医薬品の品質評価、改善対応
• 開設者へ述べた薬局管理上の意見と、その後の対応
• 薬局の構造設備の点検と修繕結果
• 不具合の是正日、記録者、確認者

ただし、冷蔵庫の温度記録、棚卸表、調剤過誤報告書、研修記録が何でも自動的に「管理に関する帳簿」そのものになるわけではありません。各記録の目的と根拠を整理しましょう。

関連記事：薬局の管理に関する帳簿とは？記載事項・保存期間・記載例

麻薬帳簿と向精神薬の記録は原則2年の代表例

麻薬小売業者の帳簿

麻薬及び向精神薬取締法38条では、麻薬小売業者が備える帳簿に必要な事項を記載し、最終の記載の日から2年間保存することが規定されています。譲受、譲渡、廃棄などの記載と実在庫の整合性を確認することが大切です。

月末の在庫確認で帳簿と実在庫が合わない場合、数字だけを書き換えて済ませるのではなく、原因を確かめ、必要な報告や対応を確認します。修正方法・記載例・廃棄に関する実務は専用記事へ。

関連記事：薬局の麻薬帳簿の書き方｜訂正・廃棄・保存期間

第1種・第2種向精神薬の記録

第1種・第2種向精神薬を譲り受け、譲り渡し、廃棄したときには、所定の事項を記録し、最終記載日から2年間保存する扱いがあります。ただし、患者への交付など、記録義務の扱いが異なる場面があります。第3種も含めて全部同じ記録義務と決めつけず、種類と取引内容を区別して確認しましょう。

根拠：厚生労働省｜向精神薬取扱いの手引き。

医薬品の購入記録と販売記録は期間が違う

薬機法施行規則14条1項の医薬品購入・譲受等の記録は、同条4項により記載の日から3年間保存します。一方、同条3項に基づく薬局医薬品・要指導医薬品・第1類医薬品の販売記録は、記載の日から2年間です。

医薬品の取引記録に必要な品名、ロット番号、使用期限、数量、取引日、相手方確認情報などは、取引形態と対象品目により適用される事項を確認します。納品伝票、分譲記録、売上データを混同せず、法令に基づく記録がどの書類・システムに残されているのかを明確にしましょう。

また、納品伝票や請求書に税務・会計・契約上の保存義務がある場合は、薬機法上の3年だけを根拠に廃棄しないでください。

2027年5月20日から処方箋・調剤録は5年保存へ

2025年成立の薬機法等改正により、薬剤師法27条・28条の調剤済み処方箋と調剤録について、保存期間が現行の3年間から5年間へ延長されます。施行予定日は2027年5月20日です。

注意：管理帳簿・麻薬帳簿までまとめて5年に変わるという意味ではありません。改正後の適用、経過措置、保険薬局の保存義務、電子処方箋管理サービスとの関係は最新の通知で確認します。

改正前に薬局で確認したいこと

1. 紙の処方箋、電子処方箋、調剤録の保存先を確認する
2. 電子薬歴・調剤録システムの自動削除やバックアップ設定を確認する
3. 本部・システムベンダーと5年保存への対応状況を確認する
4. 施行日前後の記録の取扱いと経過措置を最新の通知で確認する
5. 公費等でさらに長い保存基準が適用されるか確認する

関連記事：処方箋・調剤録の保存期間が3年から5年へ｜2027年改正

一次資料：厚生労働省｜令和7年薬機法等改正公布通知。

薬歴・レセプト・公費・居宅の記録はこの一覧だけでは判断しない

「薬歴は何年？」「レセプト関連の書類は？」「居宅療養管理指導の記録は？」という疑問もありますが、これらには薬機法、保険薬局の規則、診療報酬・調剤報酬の請求関連、公費や介護保険の指定基準など複数の制度が関わり得ます。この記事の表にある最短期間だけで一括廃棄しないでください。

薬歴は法令・通知の保存義務だけでなく、服薬指導の継続性や後日の照会にも関係します。電子薬歴が古いデータを自動削除する設定になっていないか、運用変更時には確認しましょう。

関連記事：調剤レセプトの作成・点検と返戻対応

保健所の立入検査で困らない保管管理の方法

立入検査の準備では、「必要書類があるか」と同じくらい「すぐ提示できるか」が重要です。帳簿が共有フォルダにあるのにパスワードや場所が分からない、前任者が保管した紙資料の所在が不明、社内の保存期間が更新されていない、といった問題を避けましょう。

文書台帳の項目を統一する

表は台帳の記載例です。保管場所や担当者、点検頻度は自局の実態に合わせて設定します。法令で全国一律にこの形式の表が要求されるという意味ではありません。

保存場所を分かりやすくする工夫

• 書類名・年度・最終記載日・廃棄判断前の確認者を統一する
• 電子ファイルを閲覧できる担当者と権限を管理する
• システム障害時のバックアップと復元方法を確認する
• 保管期限が近い記録はすぐ廃棄せず、法令・社内規程を再照合する
• 引き継ぎノートに所在と担当者を明記する

関連記事：薬局の保健所立入検査｜必要書類と点検項目

管理薬剤師が今週確認したいチェックリスト10項目

以下は自主点検用であり、行政機関が作成した正式な検査票ではありません。

• □ 管理帳簿の最終記載日と保存場所が分かる
• □ 麻薬帳簿の記録と実在庫が一致している
• □ 医薬品の購入・譲受記録をすぐ表示できる
• □ OTC販売記録は販売区分に応じた方法で保存している
• □ 処方箋・調剤録の5年保存への準備を進めている
• □ レセプト、公費、介護関連の別要件を確認した
• □ 保存年限と起算日を一覧化している
• □ 特殊薬や特定生物由来製品の取扱いの有無を把握している
• □ 電子書類を検査時に提示できる
• □ 前任者からの引き継ぎに漏れがない

よくある質問（FAQ）

Q1. 薬局のすべての記録を3年保管すれば足りる？

足りません。麻薬帳簿など2年のもの、特定生物由来製品に関する長期間の記録など、根拠と期間はさまざまです。

Q2. 管理帳簿の「3年」はいつから？

薬機法施行規則13条では、最終の記載の日から3年間です。帳簿を作った日や最初に記載した日からではありません。

Q3. 麻薬帳簿も2027年から5年？

処方箋・調剤録の5年延長と麻薬帳簿の2年保存は別の規定です。一律に5年へ変わると考えないでください。

Q4. 管理帳簿は毎日必ず記載する？

施行規則13条は試験検査、不良品の処理などの記載を定めています。毎日1行の定型文を必ず書くという規定ではありませんが、自局のSOPや管理上必要な記録には対応が必要です。

Q5. 麻薬を取り扱っていない薬局にも麻薬帳簿が必要？

免許の有無と実際の取扱いの状況を確認します。麻薬小売業者に関する義務が、すべての薬局へ同じ形で適用されるということではありません。

Q6. 2027年施行の前に記録した処方箋はどうなる？

適用日・経過措置は最終的な施行資料や通知で確認が必要です。現時点で一律の廃棄日をこの記事から断定するのは避けてください。

Q7. 電子保存なら紙はすぐに廃棄できる？

記録の種類ごとに認められる保存方法や原本の取扱いが違う可能性があります。関連法令・通知と自局の規程を確認してください。

Q8. 保健所に指摘された記録が見つからないときは？

事実を確認し、保存場所・バックアップ・廃棄履歴を調査したうえで、開設者や所管行政機関に相談します。記録を架空の内容で作り直すことは避けましょう。

Q9. 書類保存期間の一覧表を自作してよい？

はい。台帳の形式を統一し、根拠・起算日・保存場所・担当者を管理すると実務で使いやすくなります。法令や社内規程の変更に合わせて更新します。

Q10. 管理薬剤師が交代するときは何を引き継ぐ？

管理帳簿、麻薬帳簿、医薬品の購入記録、処方箋・調剤録、手順書、直近の指摘事項と改善記録の場所・管理方法を引き継ぎます。管理薬剤師の引き継ぎノートも参考になります。

関連記事｜薬局実務の詳しい記事を読む

• 管理帳簿の記載事項と保存期間
• 麻薬帳簿の書き方・訂正・廃棄
• 2027年の処方箋・調剤録5年保存
• 保健所立入検査の必要書類
• 管理薬剤師の変更届
• 毒薬・劇薬の保管・表示

まとめ｜保存年数・起算日・保管場所を一枚にまとめる

薬局の帳簿管理を間違えないための基本は、①書類の種類、②根拠となる法令、③保存年数と起算日、④保管場所、⑤別の制度や社内規程の確認です。新しい改正情報と既存の記録を同じ年限で処理せず、廃棄前に必ず確認しましょう。

参考資料・一次情報

1. 厚生労働省｜令和7年薬機法等改正（2026年10月30日付の2027年施行事項関係通知を含む）
2. 薬機法施行規則：薬局の管理に関する帳簿、医薬品購入等の記録
3. 麻薬及び向精神薬取締法：麻薬小売業者の帳簿
4. 薬剤師法：処方箋と調剤録の保存
5. 厚生労働省：2025年薬機法等改正の公布通知
6. 厚生労働省：向精神薬取扱いの手引き

更新基準日：2026年11月。法令・通知・個別の保存方法は変更されることがあります。本記事は一般解説であり、実際の廃棄・保存年限は自局の取扱業務と所管行政機関の最新情報を確認してください。